Power BI service : c'est quoi ?

Vous avez déjà utilisé Power BI Desktop pour créer un rapport et vous souhaitez partager le rapport avec vos collègues ? Vous vous êtes peut-être demandé : comment publier votre rapport sur le cloud ?

C'est là qu'intervient Power BI service.

Dans cet article, nous allons vous présenter le service Power BI, à quoi il sert, et pourquoi il peut devenir un atout majeur pour votre entreprise.

Qu-est-ce que Microsoft Power BI ?

Power BI est un logiciel développé par Microsoft qui permet d’analyser des données et de les transformer en rapports et tableaux de bord interactifs.

Il aide les entreprises à visualiser leurs données, suivre leurs indicateurs clés et prendre de meilleures décisions.

La suite Power BI comprend :

• Desktop, pour créer des rapports,
• Service, pour les partager dans le cloud,
• et une application mobile pour les consulter partout.

C'est quoi Power BI service ?

Power BI service est la plateforme SaaS de Microsoft pour Power BI.

À la différence de Power BI Desktop, une application à installer sur votre machine pour créer des rapports. le service Power BI vous offre la possibilité de mettre vos rapports en ligne, de les diffuser et de travailler conjointement avec vos équipes en temps réel.

En quelques mots : Desktop, c'est l'espace pour la création ; Service, c'est l'endroit pour le partage et la consommation.

Accessible via un simple navigateur à l’adresse app.powerbi.com, le service Power BI est pensé pour les utilisateurs métiers qui ont besoin d’une vision claire et actualisée des données, sans forcément maîtriser tous les aspects techniques

Les fonctionnalités clés à connaître

Pour bien comprendre ce que Power BI Service apporte, intéressons-nous à ses principales fonctionnalités :

Publier et partager vos rapports :

Tout d’abord, une fois votre rapport finalisé sur Power BI Desktop, vous pouvez le publier directement dans Power BI Service.
Ainsi, vous avez la possibilité de :

• le partager avec vos collègues (en fonction des droits d’accès)
• leur permettre de le consulter ou même d’interagir avec les données
• et surtout, éviter les envois multiples de fichiers Excel ou PBIX qui peuvent vite devenir ingérables.

Créer des tableaux de bord

Ensuite, Power BI Service vous offre la possibilité de créer des tableaux de bord personnalisés, composés de visualisations issues de plusieurs rapports.
C’est une solution idéale pour offrir aux dirigeants une vision globale et synthétique des principaux KPI.

Collaborer dans des espaces de travail

Par ailleurs, les workspaces (espaces de travail) permettent à plusieurs utilisateurs de collaborer efficacement sur des rapports et des tableaux de bord.
Vous pouvez organiser vos contenus par projet ou département et définir précisément qui peut voir ou modifier chaque élément.

Garder vos données à jour

En outre, Power BI Service permet de programmer des rafraîchissements automatiques des données.
Cela garantit que vos rapports affichent toujours des informations actualisées, sans avoir à republier manuellement les fichiers chaque jour.

Sécuriser l’accès aux données

Enfin, vous pouvez mettre en place des règles d’accès avancées et même configurer la sécurité au niveau des lignes (RLS – Row Level Security).
Chaque utilisateur ne verra ainsi que les données qui le concernent.

Tableaux de bord et rapports : quelle différence ?

Il est également utile de clarifier la distinction entre un rapport et un tableau de bord.

D’un côté, un rapport est un fichier interactif, créé dans Power BI Desktop. Il peut comporter plusieurs pages et propose des filtres détaillés.

De l’autre, un tableau de bord est une vue unique, que vous créez dans Power BI Service. Il peut agréger des éléments de plusieurs rapports pour offrir une synthèse rapide.

Les licences Power BI : ce qu’il faut savoir

Pour utiliser toutes les fonctionnalités de Power BI Service, il est important de connaître les différentes licences disponibles :

• Gratuite : elle permet de créer des rapports, mais pas de les partager.
• Pro : elle est indispensable pour partager et collaborer dans Power BI Service.
• Premium : plus coûteuse, elle s’adresse aux grandes organisations ayant des besoins plus importants et des options avancées.

Ainsi, pour débuter à l’échelle d’une petite équipe, la licence Pro est généralement suffisante.

Si vous souhaitez en savoir davantage sur les licences Power BI, cet article vous sera utile.

Pourquoi utiliser Power BI Service dans votre entreprise ?

Concrètement, voici quelques avantages notables :

• Vous travaillez sur une version unique et toujours à jour de vos données.
• Vous facilitez la prise de décision grâce à une meilleure visibilité sur vos indicateurs.
• Vous favorisez la collaboration entre services.
• Vous garantissez la sécurité et la confidentialité des informations

En somme, Power BI Service transforme vos rapports en un véritable outil de pilotage collaboratif.

Bonnes pratiques pour bien démarrer

Afin de profiter pleinement de Power BI Service, voici quelques recommandations :

Organisez vos workspaces par projet

Définissez clairement les droits d’accès de chacun.

Donnez des noms explicites et compréhensibles à vos rapports et tableaux de bord.

Planifiez le rafraîchissement de vos données pour éviter toute mauvaise surprise.

Que vous soyez analyste, manager ou dirigeant, Power BI Service est un outil incontournable pour exploiter et partager la richesse de vos données.